關于國際會議的規劃和運作的說明

發布時間:2020-04-12 09:39:00

國際會議策劃和運行注意事項

隨著人類社會的不斷發展,國際會議日益成為世界各國交流和聯系的重要形式,在國際社會解決共同關心的問題的努力中占據越來越突出的地位。

首先,會議的目的要明確,計劃要周密,讓人們愿意跨境參加會議。國際會議的市場營銷工作也不同于國內會議。世界上有不同的郵政系統,其中一些效率更高,一些提供更多的服務。即使是國際知名公司,如DHL和聯邦快遞,在不同國家的經營方式也略有不同。因此,在策劃國際會議時,應預留足夠的時間進行宣傳、登記和郵寄其他材料。如果要在美國舉行北美市場會議,促銷和注冊時間應至少提前3-6個月??峙赂蟮臅h將提前一年舉行。國際會議通常要求至少提前一年發出第一份宣傳材料。你可以雇一家郵政公司直接處理這些宣傳冊和宣傳材料。此外,請在宣傳材料中小心使用術語和習語,因為它們可能不容易翻譯成另一種語言或造成歧義。

整個會議的日程安排也很重要。因為與會者講不同的語言,所以必須首先指定一種通用語言。如果要在東南亞舉行國際會議,應該使用英語作為共同語言嗎?即使選擇英語作為共同語言,因為它可能不是所有參與者的母語,你是否需要留出翻譯時間?你需要通過耳機提供同聲傳譯嗎?應該邀請誰做翻譯?你需要多少翻譯?要多少錢?所有這些問題都需要解決。在解決了語言障礙之后,接下來是調度問題。如果會議需要筆譯,而不是同聲傳譯,則需要留出更多的時間進行筆譯。

向國際參與者舉行的營銷會議需要充分詳細,以便盡量減少他們提出的問題。你對他們的需求估計得越充分,你的工作就越有條理,給他們留下的印象也就越好。向國際與會者提供的信息可分為以下六類:

有些國家要求外國公民持簽證入境。其他國家對與其有外交或其他關系的外國公民免發簽證。因此,你不應該想當然。你很清楚你的目標市場在哪個國家,所以請聯系這些國家的領事館了解簽證規定并通知參與者。一些國家只需要一個簽證,而另一些國家則需要多個簽證。簽證有一定的期限,比如一個月,六個月等等。建議參會人員不要簽證太早,以免在會前簽證過期。

為了吸引與會者,您需要讓他們知道會議的地點,例如:提供地圖,通知他們會議期間的天氣情況,參加的活動,文化景點和會議上下的衣服,去哪里購物,如何支付小費,以及推薦一些書和網站。此外,我們知道網站也可以作為宣傳材料,所以你只需要擴展原始內容,添加一些國際游客感興趣的東西。小費應該是其中之一。在美國,小費通常是15%到20%。在法國,10%的小費會自動計入賬單,所以你不必像在美國那樣給小費。如果數量龐大,美國一些機構將直接收取服務費。一般來說,菜單上有說明,這樣客人就不用付兩次小費了。所有這些當地的做法對外國參與者來說都是新鮮的信息。

在運輸方面,提供有關飛機和地面運輸的信息非常重要。當參與者跨越國界旅行時,很難找到合適的衣服和用品。國際和國內旅行對行李重量的限制也不同。機場過境信息也很重要。至于地面交通,參與者感覺越舒適越好。對于第一次乘坐飛機或在幾個機場顛簸了幾個小時的旅客來說,告訴他們去哪里去酒店是令人沮喪和困惑的。因此,如果網站、宣傳冊或電子郵件能夠提供租車、是否接受國際駕照、駕駛保險、可能包含在機票中的轉機折扣、酒店是否提供機場接送等信息,將會非常受參與者歡迎。

為潛在參與者提供住宿和相關信息很重要。提供房費信息只是整個住宿信息的一部分,還包括地稅、酒店稅、***費、電話費等信息。這樣,外賓就不會為3分鐘的平安電話支付30美元而感到震驚和憤怒。如果知道收費標準,他可以考慮是選擇酒店電話還是提前購買電話卡,或者使用手機(如果可以打國際長途)。如果他不知道這些指控,就會出現一些問題,甚至會影響他對整個會議的看法和印象。

金錢是一個永恒的話題。如今,信用卡的普及確實使旅行變得方便。不過,與會者仍然需要使用當地貨幣支付酒店小費或其他小額費用。哪里是最好的兌換貨幣的地方?有人說是機場,也有人認為是酒店,還有人認為是去當地貨幣兌換所的時候了。當然,沒有嚴格的規定。不過,如果你能提供一些地方,介紹一下交易價格,讓參與者自己決定,那就太好了。此外,大多數零售店都會接受信用卡,但有些零售商可能只接受一張信用卡,而不接受其他信用卡。如果您能提前告訴與會者會議期間和附近的零售店可以使用哪些卡,這將非常方便與會者。當然,旅行支票也可以使用。此外,向參加者提供一些有關在機場辦理海外購物退稅的可能性的資料,將會非常受歡迎。加拿大的旅館在這方面做得很好。他們與政府合作,為會議策劃者提供各種形式的會議。通過這種方式,會議策劃者可以將表格放在每個參與者的文件夾中,并提供各種宣傳材料的信息。

現在很多酒店都提供吹風機,這樣與會者可以少帶一件東西。然而,參與者仍有許多個人物品需要電力??紤]到不同國家使用的電壓不同,一些小家電的設計采用兩種電壓標準。當然,很多電器還是不能工作。例如,如果要使用個人筆記本電腦,則需要使用轉換器或適配器。不管是什么情況,參與者都應該事先知道。此外,禮儀和例行公事同樣重要。在歐洲乘火車時,乘客在進入站臺前必須買票并打孔。否則,乘務員將罰款乘客。當然,如果你有國際護照,他們通常不交罰款,只是給你一個警告。但這只是因為他們很友好,不一定。因此,如果參與者能夠了解更多的細節,就可以避免類似的尷尬。在墨西哥,午餐意味著下午2點,在墨西哥的午餐可以持續幾個小時。晚餐通常從晚上9點或10點開始,以防止與會者在會議期間生病,另一個需要提醒的重要事項是醫療保險。一些國家向國民提供的健康保險對國際旅行者無效。應向與會者提供一周或整個會議期間的保險費用以及是否包括住院保險等信息。


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