會議活動的規劃準備工作是什么?

發布時間:2020-04-12 09:09:00

策劃之家:會議活動策劃的準備工作是什么

會議活動的規劃準備工作是什么?會議活動策劃前期準備工作是否完整,直接關系到會議活動是否完善。如何安排會議活動初期的各項事宜?優秀的會議策劃者會在腦海中勾勒出整個會議過程的細節,包括目的地的推薦、酒店的安排、會議室的布局、會議服務的實施等細節。

1、 在選擇會議目的地時,目的地推薦的主辦方將牢記一個既定的目標地點,負責縮小目的地范圍的是會議規劃服務人員。根據會議的性質和要求,例如,與會者可以在會議結束后安排旅游項目、擴大體育活動等。

2、 酒店的安排必須做好足夠的功課,充分了解參會人數、附近的交通狀況等,同時提前預測參會人數、參會背景以及會議最重要的目的、目標和偏好。

3、 會議室布置

一、會議活動的設置表類型和設置表不能以模板方式嵌套。例如,同一場商務會議根據主題和性質的不同,如劇場風格、書桌風格、圓桌風格、長方形風格、雞尾酒會風格等,將直接影響餐桌的設置和會場的布局。這種記憶應該適合你當地的情況。

二、會議桌的插花是根據會議桌的類型而定的,例如常見的會議桌類型有長方形、圓形、橢圓形等;插花是根據會議主題而定,選擇香花更能突出主題;根據參賽者的國籍等信息,提供不同種類的插花服務。

三、會議設備、會議攝像機、投影儀等現代化會議設備給會議的開幕帶來了極大的便利,并逐漸成為會議活動不可或缺的一部分。在選擇酒店會議廳之前,我們必須先了解它是否能提供完整的會議設備。如果不方便,可以單獨租房,避免臨時需求的匆忙。

四、 會議活動服務細節、專業外語翻譯、錄像、禮儀公關及秘書服務。安排接待人員全天協助會議工作;會議活動期間為貴賓提供特殊照顧和服務;為全市參會人員提供機場、火車站接送服務;會議期間提供服務支持和周邊協調服務。



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